Langsung ke konten utama

Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik


Beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem utama di pasar: 

1.     Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (electronic document management system). Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp,  dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Misalnya word processing, spreadsheets, presentasi, dll

2.     Sistem Pemindaian Elektronik (electronic imaging system - EIS) yang akan mengelola hasil pemindaian (scan);

3.     Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen. Contoh aplikasinya: ICA-AtoM adalah singkatan dari “International Council on Archives-Access to Memory”. Ini adalah aplikasi berbasis web, dengan teknologi open source yang pembuatannya ditujukan untuk mendeskripsikan arsip dan sudah tersedia dalam berbagai bahasa (multilingual: Arab, Belanda, Inggris, Prancis, Jerman, Portugis, Spanyol, dll) juga dapat dikembangkan untuk digunakan dengan lebih dari satu tempat penyimpanan arsip (multi repository)



Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Perlengkapan Kearsipan

1.      Kartu indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat tentang : §   Judul/ caption §   Nomor surat §   Hal surat §   Tanggal surat §   Kode surat §   Kode kartu indeks Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis. Misalkan suatu arsip dis...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Peralatan Kearsipan

Macam-Macam Peralatan Kearsipan Filling cabinet Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar) Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Lemari arsip Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu do...
Posting Komentar
Baca selengkapnya