Perlengkapan Kearsipan

1.     Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. Kartu indekss dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat tentang :

§  Judul/ caption

§  Nomor surat

§  Hal surat

§  Tanggal surat

§  Kode surat

§  Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunanakan jika arsip/dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebebkan kartu indeks dibuat membantu menemukan arsip apabila petugas atau si penyimpan lupa dengan judul/caption/ kode surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutakan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan sistem masalah/ subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/ peminjam harus mengethaui tentang maslah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya,dapat langsung mencari te,apt ditempat penyimpanan, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat ditempat penyimpanan, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan sistem yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis).

2.     Kartu tunjuk silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja , waktu dan peralatan. Disamping itu penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan itu menambah keruwetan dalam sistem penyimpan.

Beberapa kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut:

Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

§  Joko widodo sering dipanggil dengan Jokowi. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya

§  Lim liem tek menjadi Halim Tedy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-surat Halim Tedy. Hal ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Indeks  bagian atas      : Lim, Lim Tek

Indeks bagian bawah   : Ted, Halim

Kode                             : Te

§  Nama yang menggunakan singkatan diamana keduanya sama-sama terkenal. Contoh Bank Rakyat Indonesia yang populer dengan BRI. Surat-surat disimpan pada Rakyat Indonesia, Bank maka petunjuk silangnya BRI.

Jika surat yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lainnya yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet. misalnya seperti peta, gambar maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silang.

3.     Lembar pinjam arsip

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai berikut :

1.     Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

2.     Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

3.     Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam

4.     Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.

5.     Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut :

1.     Lembar ke 1 untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam

2.     Lembar ke 2 untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.

3.     Lembar ke 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

Contoh Format Lembar Pinjam Arsip : bisa search gambar di internet

4.     Map pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.

5.     Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

No	Tgl penyimpanan	Judul Surat	Nomor surat	Tanggal Surat	Hal Surat	Ket.
001	2 September 2013	PT Garuda Pratama	11.GA.X.13	30 Agustus 2013	Perjanijian kerjasama
002	20 September 2013	Bambang Adiwaluyo	123/A/X/13	15 September 2013	Lamaran pekerjaan